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コレディ必須ビジネス作法

新社会人となってビジネスマナーに頭を悩ませている方も多いのでは？
初めは誰だって右も左もわからないことだらけです。
失敗を恐れては前には進めません。ありがちな失敗例からビジネス作法を学びフォローすることで、きっとあなたも賢いコレディになれるはず！

失敗 右 フォロー 右 基本 右 用語
会話編

電話でのやりとり（２）

 ビジネス作法の中で電話応対は最も難しいものです。新人の頃は、率先して電話をとる場面も多いはず。言葉使いやあいさつなどの基本的なスキルを身につけていなければ、会社のイメージダウンにも繋がりかねません。「会社の代表」として恥ずかしくない応対ができるよう、自信をもって臨みたいもの。
しかし、バッチリ応対したと思って安堵したのもつかの間、うっかり先方の名前を聞き忘れてしまったことに気づきました。あなたならこんなときどうしますか？
失敗 伝言メモはばっちり。でも担当者の名前を聞き忘れた！



緊張しての電話応対。先方の会社名と伝言はしっかりとメモしたものの、うっかり担当者の名前を聞き忘れて愕然としてしまいました。上司からは、「○○会社の誰なんだ！」といわれる始末…。気持ちは動揺して、あたふたするばかり。先方に「名前を忘れてしまいました」などと電話時に聞き返すのはマナーとしては最低です。電話をとったのは自分だけ、他に頼れる人は誰もいない状況。こんな緊急事態が発生したら、どのように対処すればいいのでしょうか？
フォロー メモやリストはその場で必ず復唱すべし


相手の声が小さかったり、早口だったりするケースは意外と多いものです。横文字やカタカナ表記の社名も聞き取りづらいパターン。新人の頃は、相手にもう一度聞くと悪い気がして、ためらいがちですが、後でトラブルにならないためにもしっかりと、相手が誰なのかメモをとりながら、「○○様でいらっしゃいますね」と復唱して確認しましょう。
聞き取れなかった場合は、「失礼ですが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」や「少々お声が遠いようです。もう一度お願いできますでしょうか？」などと聞き返すのがベターです。よく電話のあるお客さんに対しては、迅速に対応できるようお客様の名前一覧リストをつくっておくと便利です。また、うっかりミスによって上司がお客様へ直接謝罪をしなければいけない場合は、上司にも必ずお礼の言葉を述べましょう。

必須ポイント
必須ポイント：其の壱　ためらわず丁寧に聞き返す度胸をつけよう。其の弐　ミスをカバーしてくれた上司にはきちんとお礼を
基本 電話応対は新人の登竜門。メモの基本は、５Ｗ１Ｈで


  ３回以上のコールが鳴ってから電話に出た場合には必ず、「お待たせいたしました」と言いましょう。電話をとったら、「はい。○○社でございます」と自ら名乗り、相手が名乗ったら、「△△様ですね。いつもお世話になっております」と復唱することで相手の名前の聞き違いを未然に防ぎます。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？」と丁寧に応対します。電話を切る際は、「失礼いたします」と言って、原則は相手が電話を置いたのを確認してから、電話を切ります。まれに、相手が急ぎの用事で、自宅か携帯電話の番号を聞かれた際には、「○○からお電話させます」と言い、社員の個人情報を無断で教えないようにします。
伝言メモは、いつ、どこで、誰が、何を、どうして、どのように、の５W１Hの要領でまとめるのがコツです。


�� 相手の会社名、部署名、氏名　��誰あての電話なのか　�Ｅ渡辰陵弖錙´ぜ�分の名前　�ゼ�信した時間


をメモして、社員のデスクにおいておきます。
万が一、社員がメモを見忘れている場合もあるので、電話があったと一声かけてあげるとより親切でしょう。
最後に一句
先方の　声に聞き惚れ　福山似