FAX送信のときは、必ず、最初のページに、送信票をつけることが鉄則です。これには、
１ 受信先の会社名・部署名・個人名
２ 送信側の会社名・部署名・個人名・電話・FAX番号
３ 日付
４ 送信枚数
５ 件名
を書いておきます。
常に、使用するものなので、パソコンでフォーマットを作っておくと便利です。文面は、挨拶文のあとに、FAXで送る文書の内容を簡単に書き記しておくと、先方に伝わりやすく、親切です。FAXを送ったら、相手にきちんと届いているか、文字が見えづらくないか、電話で確認しましょう。複数枚送るときは、順番がわかるように、1/5から順に5/5ページまでと番号をふっておきます。
また、FAXは相手先の用紙を使うことになるので、大量に送るときは先方に了解の電話を入れてから送りましょう。その場合は、長時間、相手の電話回線を独占することになることも頭に入れておくことを忘れずに。
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